Statuten Schaakvereniging Wassenaar (kopie uit notariële akte)
25 oktober 2017
————————————————–
Artikel 1. Naam en zetel
De vereniging draagt de naam van Schaakvereniging “Wassenaar”. Zij is gevestigd te Wassenaar.
Artikel 2. Oprichting en boekjaar
2.1 De vereniging is opgericht op zeven juli negentienhonderd vijfentwintig voor onbepaalde duur.
2.2 Het boekjaar loopt van één september tot en met éénendertig augustus van het daaropvolgende jaar.
Artikel 3. Doel
De vereniging stelt zich ten doel het doen beoefenen en het bevorderen van de schaaksport in al haar verschijningsvormen. Daarnaast zal de vereniging:
a. het lidmaatschap verwerven van een landelijke en/of regionale bond, in deze statuten nader aan te duiden als: de bond;
b. deelnemen aan de door de onder a genoemde bond georganiseerde of goedgekeurde competities en andere wedstrijden;
c. wedstrijden organiseren;
d. evenementen op het gebied van de schaaksport organiseren of aan deelnemen;
e. een platform zijn op het gebied van andere denksporten;
Artikel 4. Inrichting
Organen van de vereniging zijn: het bestuur en de Algemene Vergadering (in dit document verder afgekort tot AV), alsmede alle overige personen en commissies die krachtens de statuten door de AV belast zijn met een nader omschreven taak en aan wie daarbij door de AV beslissingsbevoegdheid is toegekend.
Artikel 5. Leden
5.1 Leden zijn natuurlijke personen die op hun verzoek als lid door het bestuur zijn toegelaten.
5.2 Het niet toelaten van kandidaat leden is in sommige gevallen mogelijk, dit ter beoordeling van het bestuur.
5.3 De AV kan een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging tot erelid of lid van verdienste benoemen.
5.4 Verplichtingen. De leden zijn verplicht:
a. de statuten en reglementen van de vereniging, alsmede de besluiten van de organen, als bedoeld in artikel 4, na te leven;
b. de statuten en reglementen van de bond, besluiten van zijn organen, alsmede de door deze bond van toepassing verklaarde wedstrijdbepalingen na te leven;
c. de belangen van de vereniging en van de bond niet te schaden;
d. alle overige verplichtingen te aanvaarden en na te komen, welke de bond in naam van de vereniging aangaat, voor zover laatstbedoelde verplichtingen betrekking hebben op de leden van de vereniging.
Artikel 6. Einde lidmaatschap
6.1 Het lidmaatschap eindigt:
a. door overlijden van het lid;
b. door opzegging van het lid;
c. door opzegging door het bestuur namens de vereniging;
d. door ontzetting (royement), als bepaald in artikel 6.4.
6.2 Opzegging namens de vereniging kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap te voldoen voor zover deze door deze statuten worden gesteld, of wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsmede wanneer van de vereniging redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
6.3 Opzegtermijn. Leden kunnen hun lidmaatschap enkel schriftelijk opzeggen met in achtneming van minimaal twee (2) maanden opzegtermijn. Contributie blijft verschuldigd gedurende de opzegtermijn.
6.4 Royement
a. Ontzetting (royement) kan alleen worden uitgesproken indien een lid in ernstige mate in strijd met de statuten, reglementen en/of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
b. Ontzetting (royement) kan slechts door de AV worden uitgesproken en gaat in binnen één (1) maand na het besluit van de AV.
Artikel 7. Geldmiddelen
7.1 De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit contributie van de leden, bijdragen van donateurs en overige inkomsten, waaronder subsidies of vrijwillige bijdrages van niet-leden.
7.2 De contributie wordt jaarlijks door de AV vastgesteld, en moet binnen drie maanden na vaststelling voldaan zijn.
7.3 Het bestuur is bevoegd, op voordracht van de penningmeester, in bijzondere gevallen geheel of gedeeltelijke ontheffing van de betaling van contributie te verlenen, of een betaling in termijnen toe te staan.
Artikel 8. Bestuur
8.1 Samenstelling:
a. Het bestuur bestaat uit ten minste drie meerderjarige personen, die door de jaarlijkse AV uit de leden worden gekozen.
b. Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een AV te beleggen waarin de voorziening in de open plaats of de open plaatsen aan de orde komt.
c. De voorzitter wordt door de AV in functie gekozen.
d. In zijn eerste bestuursvergadering na een bestuursverkiezing verdeelt het bestuur in onderling overleg de overige functies en stelt hij voor elk bestuurslid diens taak vast en doet hiervan mededeling aan alle leden.
8.2 Zittingsperiode:
Bestuursleden worden gekozen voor de tijd van één jaar en zijn terstond herkiesbaar voor een maximale periode van vijf aaneengesloten jaren. De AV kan besluiten tot een verlenging van deze maximale periode.
8.3 De AV kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij daartoe termen aanwezig acht. Voor een daartoe strekkend besluit is een meerderheid vereist van ten minste twee derden van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 9. Bestuurstaken
9.1 Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
9.2 Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald blijft het bestuur bevoegd.
9.3 Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies waarvan de leden door het bestuur worden benoemd en ontslagen.
9.4 Het bestuur is bevoegd subsidie aan te vragen ten behoeve van activiteiten van de vereniging.
9.5 Bestuursvergadering
a. Tenzij het bestuur anders bepaalt, vergadert het bestuur wanneer de voorzitter of twee andere bestuursleden dit verlangen.
b. Alle bestuursbesluiten, worden genomen met meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, mits voor wat in vergadering genomen besluiten betreft de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig is. Bij het eventueel staken van de stemming heeft de Voorzitter een beslissende stem.
c. Het door de voorzitter uitgesproken oordeel dat het bestuur een besluit heeft genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
d. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een door het bestuur aangewezen notulist notulen gemaakt, die door de voorzitter en de notulist worden vastgesteld. Ook op deze notulen is artikel 11.7 van toepassing (het bewaren van documenten).
Artikel 10. Vertegenwoordiging
10.1 De vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur, alsmede door twee bestuursleden, waaronder ten minste de voorzitter of de secretaris of de penningmeester.
10.2 De vereniging wordt op afdelingsvergaderingen van de bond, met uitsluiting van andere bestuursleden, vertegenwoordigd door een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid, dat bevoegd is om op deze vergadering deel te nemen aan de verkiezing van leden-afgevaardigden, alsmede bevoegd is om de vereniging als lid-afgevaardigde verkiesbaar te doen stellen, in welk laatste geval hij of zij bij verkiezing de vereniging in die functie zal vertegenwoordigen.
10.3 Het bestuur is, mits voorafgaande goedkeuring van de AV is verkregen, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten met andere organisaties of instellingen en met individuele personen.
10.4 Bestuursleden, aan wie krachtens deze statuten vertegenwoordigingsbevoegdheid is toegekend, oefenen deze bevoegdheid niet uit dan nadat tevoren een bestuursbesluit is genomen, waarbij tot het aangaan van de betrokken rechtshandeling of rechtshandelingen is besloten. Overtreding hiervan kan noch door, noch aan de vereniging of de wederpartij worden tegengeworpen.
Artikel 11. Rekening en verantwoording
11.1 Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanig aantekening te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
11.2 Het bestuur brengt – behoudens verlenging van deze termijn door de AV – binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op een AV zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering voor. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.
11.3 Kascommissie
a. Tenzij de AV op een andere wijze in het toezicht op het bestuur heeft voorzien, kiest de AV een kascommissie, bestaande uit ten minste twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur.
b. De leden van de onder a bedoelde commissie worden gekozen voor de duur van één jaar en zijn terstond herkiesbaar.
c. De kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de AV verslag van haar bevindingen uit.
11.4 Degenen die de rekening en verantwoording van het bestuur onderzoeken, kunnen de AV verzoeken voor rekening van de vereniging zich te laten bijstaan door een deskundige. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
11.5 De opdracht aan de commissie kan te allen tijde door de AV worden herroepen, doch slechts door de verkiezing van een andere commissie.
11.6 Goedkeuring door de AV van het jaarverslag en de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot decharge voor alle handelingen, voor zover die uit de jaarstukken blijken.
11.7 Het bestuur is verplicht de bescheiden als bedoeld in de leden 1, 2 en 3, ten minste zeven jaar lang te bewaren. Deze bescheiden blijven te allen tijde eigendom van de vereniging en worden ten minste in digitale vorm opgeslagen. De secretaris van de vereniging is belast met correcte (digitale) verwerking en opslag van alle bovengenoemde documenten.
11.8 Op voorstel van het bestuur kan de AV besluiten om documenten ouder dan zeven jaar te archiveren bij een centraal (of gemeentelijk) archief.
Artikel 12. Algemene Vergadering
12.1 Aan de AV komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of door de statuten aan het bestuur of andere organen zijn opgedragen.
12.2 Bijeenroepen AV
a. Het bestuur is op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één tiende gedeelte van de stemmen verplicht tot het bijeenroepen van een AV op een termijn van niet langer dan vier weken.
b. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg is gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan met inachtneming van het bepaalde in het volgende lid.
12.3 Kennisgeving
a. Een AV worden bijeengeroepen door het bestuur, met inachtneming van een termijn van ten minste veertien dagen.
b. De bijeenroeping geschiedt digitaal (of bij uitzondering per brief naar diegenen die geen toegang hebben tot een digitaal adres), en op de webpagina van de Vereniging, zulks onder gelijktijdige vermelding van de agenda en met digitale bijvoeging van alle relevante stukken.
12.4 Jaarlijks zal uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar een AV (jaarvergadering) worden gehouden.
12.5 Voorts wordt een AV gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk acht.
12.6 De agenda van deze vergadering bevat onder meer:
a. bespreking van de notulen van de vorige AV;
b. jaarverslag over de gang van zaken en het gevoerde beleid, inclusief financieel beleid;
c. behandeling en vaststelling van de jaarstukken;
d. vaststelling van de begroting en jaarlijkse contributie;
e. voorziening in vacatures;
f. rondvraag.
Artikel 13. Toegang en besluitvorming Algemene Vergadering
13.1 Toegang:
a. Toegang tot de AV hebben alle leden; een kandidaat lid en een geschorst lid hebben toegang tot de vergadering waarin het besluit tot lidmaatschap respectievelijk schorsing wordt behandeld, en zijn bevoegd daarover het woord te voeren.
b. De voorzitter kan tevens toegang verlenen aan andere dan de onder a. bedoelde personen.
13.2 Stemrecht:
a. De in lid 1 onder a. bedoelde leden zijn stemgerechtigd. Zij brengen ieder één stem uit.
b. Ieder stemgerechtigd lid is bevoegd zijn/haar stem te doen uitbrengen door een schriftelijk, daaronder begrepen digitaal, gemachtigd ander stemgerechtigd lid.
13.3 Besluitvorming:
a. Tenzij anders in deze statuten is bepaald, worden besluiten genomen met een meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.
b. Onder meerderheid wordt verstaan meer dan de helft van de uitgebrachte geldige stemmen.
c. Alle stemmingen over zaken geschieden mondeling, over personen schriftelijk, tenzij de voorzitter zonder tegenspraak uit de vergadering een andere wijze van stemmen bepaalt of toelaat.
d. Ingeval van meerdere vacatures wordt over iedere vacature afzonderlijk gestemd.
e. Indien de stemmen staken over een voorstel dat niet de verkiezing van personen betreft, is het verworpen.
13.4 Stemming over personen vindt plaats met inachtneming van artikel 13.3.
a. Jeugdleden die bij de aanvang van het boekjaar nog niet de leeftijd van achttien (18) jaar hebben bereikt zijn niet stemgerechtigd bij stemming over personen.
b. Indien bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden. Verkrijgt ook deze stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, dan vindt herstemming plaats over de personen, die het hoogste aantal stemmen hebben verkregen.
c. Heeft slechts één persoon het hoogste aantal stemmen verkregen, dan vindt herstemming plaats over hem/haar en degene die het op één na hoogste aantal stemmen heeft verkregen.
d. Zijn er meer personen die het op één na hoogste aantal stemmen hebben verkregen, dan vindt over hen eerst een tussenstemming plaats om uit te maken wie de kandidaat wordt voor de herstemming.
e. Zowel bij de tussenstemming als bij de herstemming(en) is hij/zij gekozen die de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen heeft verkregen. Staken bij deze stemmingen de stemmen, dan beslist het lot.
Artikel 14. Leiding en notulering Algemene Vergadering
14.1 De AV wordt geleid door de voorzitter van het bestuur of een plaatsvervanger. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt een ander door het bestuur aan te wijzen bestuurslid als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de AV daarin zelf.
14.2 Van het verhandelde in elke AV worden door de secretaris of een door het bestuur aangewezen notulist notulen gemaakt. Met in achtneming van artikel 11.7 worden de Notulen, na vaststelling door de voorzitter en de notulist, op de webpagina van de Vereniging gepubliceerd en/of op een ander wijze ter kennis van de leden gebracht en worden in de eerstvolgende AV besproken.
Artikel 15. Huishoudelijk Reglement
15.1 De AV kan een Huishoudelijk Reglement (HR) vaststellen en wijzigen. In het HR wordt de dagelijkse gang van zaken opgenomen en al datgene waarin in de Statuten niet voldoende is voorzien.
15.2 De reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met deze statuten.
Artikel 16. Statutenwijziging
16.1 De statuten kunnen slechts worden gewijzigd door een besluit van de AV, waartoe is opgeroepen met de mededeling, dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld.
16.2 Bijeenroepen AV:
a. Het bijeenroepen van een AV is geregeld in artikel 12.
b. Zij, die de oproeping tot de AV ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten zorgen dat bij de oproeping een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, wordt meegezonden.
16.3 Een besluit tot statutenwijziging behoeft ten minste twee derden van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin ten minste één derde van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien niet ten minste één derde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt binnen vier weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel, zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, een besluit kan worden genomen, mits met een meerderheid van ten minste twee derden van de uitgebrachte geldige stemmen.
16.4 De statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is ieder bestuurslid bevoegd.
Artikel 17. Ontbinding en vereffening
17.1 De vereniging wordt ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de AV, genomen met ten minste twee derden van het aantal uitgebrachte geldige stemmen in een vergadering waarin ten minste drie vierden van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Indien niet ten minste drie vierden van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt binnen vier weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden, waarin over het voorstel, zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, een besluit kan worden genomen, mits met een meerderheid van ten minste twee derden van de uitgebrachte geldige stemmen.
17.2 Indien bij het besluit tot ontbinding geen vereffenaars zijn aangewezen, dan geschiedt de vereffening door het bestuur.
17.3 Een eventueel batig saldo zal niet vervallen aan degenen die ten tijde van het besluit tot ontbinding lid zijn, maar aan een dan door de AV aan te wijzen doel ter bevordering van de Schaaksport.
17.4 Aanwezige materialen worden geschonken aan een organisatie ter bevordering van de Schaaksport.
17.5 Na de ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten en reglementen voor zover mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden ‘in liquidatie’.
Getekend: Joop Beijersbergen, voorzitter
Jasper Zijlstra, secretaris
Wassenaar, 25 oktober 2017